Dit intern reglement beschrijft de afspraken en richtlijnen binnen DES Beveren vzw. Het heeft als doel een veilige, respectvolle en aangename sportomgeving te creëren voor alle leden, trainers en vrijwilligers.

1. Seizoen en lessen

Het sportseizoen loopt van september tot en met juni. Tijdens de officiële schoolvakanties gaan er geen lessen door. Vakantieperiodes starten steeds op een maandag.

2. Inschrijving en lidmaatschap

Een lidmaatschap is pas geldig na volledige inschrijving en betaling van het lidgeld.
Men is pas verzekerd na de betaling van het lidgeld.
Het lidgeld is persoonlijk en niet overdraagbaar.

3. Gratis proefles

Nieuwe leden hebben recht op twee gratis proeflessen binnen een periode van 3 weken. Na deze proefles(sen) dient een beslissing genomen te worden over de definitieve inschrijving.

4. Lidgelden en terugbetalingen

Het lidgeld is jaarlijks te betalen bij de aanvang van het seizoen. De prijs wordt jaarlijks vastgesteld door het bestuursorgaan en omvat de trainingen, de huur van de zaal, een deel van de nevenactiviteiten, deelname aan nationale wedstrijden, de aansluiting bij de Gymnastiek Federatie Vlaanderen en de verzekering van gebeurlijke ongevallen via de Gymfed bij alle activiteiten die onder toezicht staan van een trainer of een lid van het bestuursorgaan. Bij stopzetting van het lidmaatschap tijdens het seizoen is er geen terugbetaling mogelijk.

5. Aanwezigheden en stiptheid

De aanwezigen worden tijdens elke les genoteerd op aanwezigheidslijsten. Leden worden verwacht tijdig aanwezig te zijn en afwezigheden vooraf te melden aan de trainer.

6. Communicatie

De communicatie gebeurt voornamelijk per groep en verloopt hoofdzakelijk via WhatsApp. Algemene communicatie van de club wordt ook via mail verstuurd.
Officiële communicatie van de club dient door leden en/of ouders opgevolgd te worden.

7. Kledij en persoonlijke spullen

Leden dragen aangepaste sportkledij bestaande uit een (club) T-shirt en een korte of lange sportbroek en sportschoenen met witte zolen. Wedstrijdgroepen kunnen aangepaste regels hebben en zullen steeds door de trainersgroep gecommuniceerd worden.
Juwelen zijn niet toegestaan en lang haar moet vastgemaakt worden.
DES Beveren vzw is niet verantwoordelijk voor verlies, schade of diefstal van persoonlijke eigendommen.

8. Gedrag en respect

Van alle leden wordt een correct en respectvol gedrag verwacht ten opzichte van trainers, medesporters en materiaal. Pesten, discriminatie en agressief gedrag worden niet getolereerd en kunnen leiden tot sancties.
De club heeft een aanspreekpunt Integriteit (API). Heb je een vraag, opmerking, klacht of andere boodschap in verband met grensoverschrijdend gedrag, dan kan je bij de API terecht.
Alle contactgegevens zijn terug te vinden op de website van de club onder Contact.
​
9. Veiligheid en gezondheid

Deelname aan de lessen impliceert dat het lid medisch geschikt is om te sporten. Medische aandachtspunten dienen vooraf gemeld te worden. Instructies van trainers moeten steeds strikt opgevolgd worden.

10. Verzekering en ongevallen

De ongevallenverzekering is enkel van toepassing bij gebeurlijke ongevallen die zich voordoen bij een activiteit ingericht of aan deelgenomen door DES Beveren waarbij een trainer of een lid van het bestuursorgaan aanwezig is en waarbij die verantwoordelijke toestemming heeft gegeven voor het uitvoeren van bepaalde oefeningen. De club is niet verantwoordelijk voor niet-leden. Voor de aangifte dient het aangifteformulier van de verzekering ingevuld te worden. Deel 1 wordt ingevuld door de club, deel 2 door de dokter. Na ondertekening wordt dit door de club bezorgd aan de Gymfed. Verdere communicatie verloopt vanaf dan tussen het slachtoffer en de Gymfed. Dit is terug te vinden op https://www.gymfed.be/verzekeringen. Hier vindt u alles over polis, bijkomende verzekeringen en ongevallenformulier. Ongevallen dienen meteen gemeld te worden aan de trainer die aanwezig is op het moment van het ongeval.
Het ongeval dient daarnaast via Ethias Connect doorgegeven te worden ten laatste 8 dagen na het ongeval.

11. Privacy en beeldmateriaal

DES Beveren vzw verwerkt persoonsgegevens conform de GDPR-wetgeving.
Bij wijziging van persoonsgegevens (adres, telefoon en/of GSM nummer, emailadres) dient de club onmiddellijk verwittigd te worden.
Foto- en videomateriaal kan gebruikt worden voor communicatieve doeleinden van de club, tenzij hiertegen vooraf schriftelijk bezwaar wordt gemaakt.

12. Wijzigingen aan het reglement

Het bestuur van DES Beveren vzw behoudt zich het recht voor dit reglement te allen tijde te wijzigen. Wijzigingen worden tijdig gecommuniceerd via de gebruikelijke communicatiekanalen. Door de inschrijving verklaart het lid, of de ouders/wettelijke vertegenwoordigers van een minderjarig lid, kennis te hebben genomen van en akkoord te gaan met dit intern reglement.


Versie 1, opgemaakt door DES Beveren vzw op 20/04/2026